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お知らせ
2024/08/22 2024/08/27 02:00~04:00に行われるSmartHRのメンテナンスに伴う連携影響について
下記をご確認の上、対応をお願いいたします。
【SmartHR メンテナンス詳細】
■目的
緊急なシステムメンテナンス。
詳細は（https://support.smarthr.jp/ja/info/status/bdlazf7vz8z/）
■影響
メンテナンス中はSmartHRの全サービスが停止。連携もエラーとなる。
【上記メンテナンスに伴う連携時の対策】
・サポート機能の［従業員情報の一括取り込み］を実行する場合は、メンテナンス時間中に連携処理が行われないように実行時間を調整する。
※自社の連携時間が何時間かかっているか不明の場合は、8/26中の実行は実施しないようにしてください。
2024/08/20 2024/08/20 18時頃に行われるSmartHRのメンテナンスに伴う連携影響について
操作時間によっては影響があるため、下記をご確認の上、対応をお願いいたします。
【SmartHR メンテナンス詳細】
■目的
より安定したパフォーマンスの高いサービスを提供する目的として、本日8/20（火）18時ごろに、SmartHRのデータベースのメンテナンスを実施予定。
■影響
メンテナンスと同じタイミングで従業員情報が登録/更新された場合、更新後数秒以内にSmartHRにアクセスされると古いデータを参照してしまう可能性あり。
【上記メンテナンスに伴う連携時の対策】
・メンテナンス時間帯をさけて従業員情報の登録/更新や、サポート機能の［従業員情報の一括取り込み］を行う。
・古いデータが連携された場合は時間をおいて再度連携する。
目次
・失敗理由が【401, 1, Unauthorized】の時
・失敗理由が【409, 9, Conflict】の時もしくは「メールアドレス、従業員番号を使用している従業員がHRBrain上にそれぞれ存在するため、更新対象を特定できませんでした。」の時
・失敗理由が【429, -, Too Many Requests】【500, 4, Internal Server Error】の時
■アプリ概要
SmartHRで管理している従業員情報をHRBrainに連携するアプリです。
一度連携設定した後は、SmartHRに登録された段階で自動でHRBrainに登録/更新されるため、
CSV連携や手入力などの作業コストを削減することができます。
●アプリ機能
●従業員マスタ連携 機能
SmartHRに登録している従業員情報（顔写真、部署、就業場所、役職、雇用形態、在籍情報に始まる様々な情報）をHRBrainに連携する事ができます。
・マッピング 機能
- 連携のキーとなる情報を「従業員番号」か「メールアドレス」で選ぶことが可能です。
- その他項目もHRBrainに連携したい項目のみを設定できるため、HRBrainでは必要ない情報は連携されないようにすることができます。
・フィルター 機能（部署、雇用形態、在籍情報のみ）
- 特定の雇用形態（正社員のみ）や特定の在籍情報（在職中）のみを連携させることも可能です。
・サポート 機能
SmartHRの情報を任意のタイミングで、HRBrainへ一括連携させることが可能です。※前回実行時刻から24時間のクールタイムあり
- 初回連携時等、一括連携操作をした時
- SmartHRの部門を含む組織情報を変更した時
- 連携設定を変更した時
※SmartHRの複数テナントをHRBrainの1つのテナントへ連携することは想定外のユースケースとなります。
利用にあたり想定外のエラーが発生する可能性があるため、サポートの対象外となります。
利用についてはお客様のご判断にて確認並びに運用いただきますようお願いいたします。
●おすすめな方
・毎月従業員情報の登録や更新作業（CSV連携、手作業等）が発生している方
・CSV連携するためのデータ形成作業をExcelのマクロ機能などを用いてされている方
・従業員情報のマスタはSmartHRとして管理したい方
●利用にあたっての注意
・HRBrainアカウント（開発者向けサイト権限付与）が必要です
・SmartHRアカウントが必要です
・部門情報のみ更新された場合は自動更新はされません
・HRBrainからSmartHRへは登録/更新は行われません
・SmartHRの1テナントとHRBrainの1テナントとの連携を想定しております
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■アプリ設定方法/マニュアル
▼利用するにはSaaStainerのアカウントが必要です
下記リンクからご登録ください
●1. HRBrain上の操作
●2. SmartHR上の操作（1）
●3. 連携アプリ上の操作（1）
●4. SmartHR上の操作（2）
●5. 連携アプリ上の操作（2）
HRBrainのプルダウン項目(組織情報含む)へ連携する場合は、必ずSmartHRの選択肢とHRBrainの選択肢を統一してから連携してください。選択肢が統一で無い場合、エラー発生の原因になります。
※ただし「プロフィール>性別」項目は連携アプリ側で変換を行い、「男」「女」で連携するので選択肢を統一する必要はありません。
「男」「女」以外の選択肢が登録されている性別項目とマッピング設定をすると却ってエラーとなり連携できませんのでご注意ください。
●6. その他
■FAQ
-
HRBrainの組織情報にある項目「主職種」「副職種」「グレード・等級」「採用区分」に連携することは可能か
SmartHR側に無い項目の為、連携することはできません。
-
SmartHRのカスタム項目がマッピング設定一覧に表示されるのに連携されない
初期設定後に作成したカスタム項目には、新たに参照と更新の権限を付与する必要があります。
SmartHR＞共通設定＞外部システム連携＞アクセストークン＞設定したアクセストークン＞編集＞アトリビュート（従業員出力項目）の制限
から、追加した項目に[参照]及び[更新]権限の付与をお願いいたします。
※詳しくはSmartHRヘルプセンターをご確認ください
-
連携されるタイミングはいつか
①SmartHR内で従業情報を新規登録するor
該当従業員の情報を修正し更新ボタンをクリックしたタイミング（即時連携）
→Webhook連携
②連携アプリ内でサポート機能一括取り込みボタンをクリックしたタイミング（SmartHRの従業員登録数によって全権完了時間は変動）
→一括取り込み連携基本的には日々①の操作を行う事で自動連携されます。
②は初期取り込みや、マッピング設定を増やした場合等に活用いただく想定でございます。
-
よくある連携エラーはどのようなケースが多いか
失敗理由が【400, 3, BadRequest】の時
-
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SmartHRとHRBrainのプルダウン項目の選択肢に差異がある場合
→HRBrainのプルダウン形式の項目へ連携する場合、HRBrainのプルダウン項目の選択肢にない情報を連携するとエラーが発生します。
足りないもしくは入力値が異なる場合は、同一の選択肢となるよう修正をお願いします。
-
部署の連携で失敗した場合
→副部署の所属部署が主部署へ変更になり、尚且つ副部署は所属無しとなった場合に発生します。
HRBrain側で手動で副部署の情報を削除したうえで、SmartHRの従業員情報を更新してください。
-
マッピング設定でキーとなる値として選択していた従業員番号もしくはメールアドレスをSmartHR側で更新した場合
→SmartHR側で修正しても自動連携されず、また、エラーが発生します。
お手数おかけいたしますが、手動でHRBrainの情報を修正してください。
-
SmartHRとHRBrainのプルダウン項目の選択肢に差異がある場合
失敗理由が【401, 1, Unauthorized】の時
-
-
HRBrainのトークンが有効でない場合
→HRBrainのトークンが有効でない場合があります。
トークンが削除されていないか確認いただくか、
「1.1.トークンを作成する」及び「3.3.トークンを設定する」の再設定をお願いします。
それでも再発する場合は連携ログの発生時刻とメッセージ内容がわかるスクリーンショットを添付して弊社にお問い合わせください。
-
HRBrainのトークンが有効でない場合
失敗理由が【409, 9, Conflict】の時
もしくは「メールアドレス、従業員番号を使用している従業員がHRBrain上にそれぞれ存在するため、更新対象を特定できませんでした。」の時
-
-
複数名の従業員情報に同一のメールアドレス(共通アドレス等)が入力されている場合
→1従業員1メールアドレスとなるよう修正いただくか、連携項目から削除してください。
-
SmartHRに入力されている従業員番号もしくはメールアドレスが既にHRBrainに登録されている場合
→重複エラーが発生します。連携ログから失敗で絞り込み、該当の失敗者と同一の従業員番号もしくはメールアドレスがないか確認の上、修正をお願いいたします。
-
複数名の従業員情報に同一のメールアドレス(共通アドレス等)が入力されている場合
失敗理由が【429, -, Too Many Requests】【500, 4, Internal Server Error】の時
-
-
一括取り込み中にSmartHRの従業員ページを更新した場合
→一括取り込みを実施いただく場合は、どなたもSmartHRとHRBrainを操作しないであろう時間が続く終業間際などに一括取り込みボタンをクリックすることをおすすめいたします。
-
一括取り込み処理中且つ24時間経過していない間に複数回一括取り込みボタンをクリックした場合
→1回以上クリックしないようお願いします。
-
一括取り込み処理中にSmartHRもしくはHRBrainの項目内容や組織マスタを更新した場合
→一括取り込み中は修正しないようお願いします。
-
SmartHRで[新規登録する（ファイル）]もしくは[更新する（ファイル）]で従業員情報を新規登録または更新した場合
→CSVファイルに記載した従業員数が多い場合、SmartHRのアクセス過多となりエラーが発生することがあります。
下記いずれかの回避対応をお願いいたします。- (a)SmartHR側でCSVファイルに記載する対象従業員数を分割し、HRBrainへの取り込みが全て完了してから次のCSVファイルでの一括操作を実施する
- (b)Webhook連携を停止させ、HRBrainへの連携は【連携アプリのサポート機能＞[従業員情報の一括取り込み]ボタンをクリックする方法のみ】とする
- Webhook連携の停止方法
以前、連携設定する際に作成したWebhookの編集ボタンをクリックし、[通知を行わない]のチェックをつけて[更新する]をクリックしてください。
- Webhook連携の停止方法
-
一括取り込み中にSmartHRの従業員ページを更新した場合
共通
-
-
「氏」「名」項目が入力されていない、マッピング設定されていない場合
→HRBrainでは「氏」「名」の登録が必須となります。
名も入力し更新をお願いします。
-
メールアドレス内に許容できない文字が存在する場合
→連携できません。下記許容できる範囲で修正してください。
アルファベット : 半角小文字でa～zまでの26文字
数字 :半角で0～9までの10字
記号 :半角で “.”（ピリオド）、“-”（ハイフン）、“_”（アンダーバー）、“+”（プラス）の4種類
-
「氏」「名」項目が入力されていない、マッピング設定されていない場合
-
-
SmartHRのWebhookが無効になっている場合
→エラーを繰り返すとSmartHRのWebhookが自動的に無効となります。（SmartHRから管理者等に無効化通知メールが届いているかと思います。）
以前、連携設定する際に作成したWebhookの編集ボタンをクリックし、[通知を行わない]のチェックを外して[更新する]をクリックしてください。
-
SmartHRのWebhookが無効になっている場合
-
一括取り込みを行ったが、12時間以上経過してもタスク残数が減らない
よくある連携エラーや、ネットワークエラー等の何らかが要因となり、タスク処理が停止している可能性がございます。
SaaStainerお問い合わせフォームよりお問い合わせください。 -
連携成功と表示されるが、HRBrainに連携されていない
マッピング項目の鍵行で設定した項目「従業員番号」もしくは「メールアドレス」に値が入っていない場合成功と表示されます。鍵行に設定した項目に値が入らないと連携されないため、鍵行にあたる値をSmartHR側で入力してください。
鍵行で設定した項目に値が入っているにもかかわらず連携成功と表示されるがHRBrainに表示されない場合はHRBrain>ロール設定>公開範囲やメンバー指定のご確認をお願いいたします。
上記を確認しても表示されない場合は恐れ入りますがHRBrain様にご連絡をお願いいたします。
-
SmartHR側のマッピング可能な項目が知りたい
下記一覧＋カスタム項目が連携可能です。
| 業務情報>社員番号 | 緊急連絡先>緊急連絡先 (続柄) | 入退社情報>入社年月日 | 社会保険>標準報酬月額 (健康保険) | 在留資格情報>国籍コード | 口座情報>銀行コード |
| 基本情報>姓 | 緊急連絡先>緊急連絡先 (姓) | 入退社情報>退職・解雇・死亡年月日 | 社会保険>標準報酬月額 (厚生年金) | 在留資格情報>在留資格 | 口座情報>支店コード |
| 基本情報>名 | 緊急連絡先>緊急連絡先 (名) | 入退社情報>退職・解雇・死亡事由 | 配偶者情報>配偶者の有無 | 在留資格情報>在留資格不明理由 | 口座情報>預金種別 |
| 基本情報>姓（ヨミガナ） | 緊急連絡先>緊急連絡先 (姓：ヨミガナ) | 社会保険>厚生年金保険の被保険者整理番号 | 配偶者情報>配偶者の年収 | 在留資格情報>在留期日 | 口座情報>口座番号 |
| 基本情報>名（ヨミガナ） | 緊急連絡先>緊急連絡先 (名：ヨミガナ) | 社会保険>健康保険の被保険者整理番号 | 雇用保険>被保険者番号 | 在留資格情報>資格外活動許可の有無 | 口座情報>名義 |
| 基本情報>ビジネスネーム：姓 | 緊急連絡先>緊急連絡先 (電話番号) | 社会保険>基礎年金番号 | 雇用保険>被保険者番号が無い理由 | 在留資格情報>派遣・請負就労区分 | |
| 基本情報>ビジネスネーム：名 | 緊急連絡先>住所 (国名) | 社会保険>初めて厚生年金に加入する | 雇用保険>資格取得年月日 | 雇用契約情報>契約種別 | |
| 基本情報>ビジネスネーム：姓（ヨミガナ） | 緊急連絡先>住所（郵便番号） | 社会保険>基礎年金番号が不明な理由 | 雇用保険>資格喪失年月日 | 雇用契約情報>契約開始日 | |
| 基本情報>ビジネスネーム：名（ヨミガナ） | 緊急連絡先>住所（都道府県） | 社会保険>最初に厚生年金へ加入した会社名 | 雇用保険>雇用保険に加入していた会社名 | 雇用契約情報>契約終了日 | |
| 基本情報>生年月日 | 緊急連絡先>住所（市区町村） | 社会保険>最初に厚生年金へ加入した会社の住所 | 雇用保険>在籍開始日 | 雇用契約情報>契約更新の有無 | |
| 基本情報>性別 | 緊急連絡先>住所（丁目・番地） | 社会保険>最初に厚生年金へ加入した会社の在籍開始日 | 雇用保険>在籍終了日 | 所得税>障害者区分 | |
| 基本情報>メールアドレス | 緊急連絡先>住所（建物名・部屋番号） | 社会保険>最初に厚生年金へ加入した会社の在籍終了日 | 通勤手当>通勤経路 | 所得税>勤労学生 | |
| 住所と連絡先>電話番号 | 緊急連絡先>住所（ヨミガナ） | 社会保険>最後に厚生年金へ加入した会社名 | 通勤手当>定期券代① | 所得税>勤労学生>学校名 | |
| 住所と連絡先>国名 | 住民票住所>住所 (国名) | 社会保険>最後に厚生年金へ加入した会社の住所 | 通勤手当>期間① | 所得税>勤労学生>入学年月日 | |
| 住所と連絡先>住所（郵便番号） | 住民票住所>住所（郵便番号） | 社会保険>最後に厚生年金へ加入した会社の在籍開始日 | 通勤手当>片道運賃① | 所得税>勤労学生>所得の見積額 | |
| 住所と連絡先>住所（都道府県） | 住民票住所>住所（都道府県） | 社会保険>最後に厚生年金へ加入した会社の在籍終了日 | 通勤手当>定期券代② | 所得税>勤労学生>給与所得 | |
| 住所と連絡先>住所（市区町村） | 住民票住所>住所（市区町村） | 社会保険>資格取得年月日 | 通勤手当>期間② | 所得税>勤労学生>事業所得 | |
| 住所と連絡先>住所（丁目・番地） | 住民票住所>住所（丁目・番地） | 社会保険>資格喪失年月日 | 通勤手当>片道運賃② | 所得税>勤労学生>配当所得 | |
| 住所と連絡先>住所（建物名・部屋番号） | 住民票住所>住所（建物名・部屋番号） | 社会保険>標準報酬月額>通貨 | 在留資格情報>姓（ローマ字） | 所得税>勤労学生>不動産所得 | |
| 住所と連絡先>住所（ヨミガナ） | 住民票住所>住所（ヨミガナ） | 社会保険>標準報酬月額>現物 | 在留資格情報>名（ローマ字） | 所得税>寡婦・ひとり親 | |
| 住所と連絡先>世帯主 | 住民票住所>世帯主 | 社会保険>標準報酬月額>合計 | 在留資格情報>ミドルネーム（ローマ字） | 所得税>寡婦・ひとり親の理由 | |
| 住所と連絡先>続柄（世帯主） | 住民票住所>続柄 (世帯主) | 社会保険>標準報酬月額改訂年月 | 在留資格情報>在留カード番号 | 所得税>寡婦・ひとり親の備考 |
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