●SmartHR専用アプリケーション「社員番号採番」 について

お知らせ

2024/11/20　【重要】2024/11/21 22:00-24:00　アプリが完全停止するアップデートを実施します。

注意事項

今回のメンテナンス期間中は、採番アプリの全機能が完全に停止いたします。
メンテナンス期間中に採番処理が実行されないよう、可能な限り当日の従業員登録は控えていただきますようお願いいたします。

●メンテナンス期間に従業員採番処理でエラーが発生した場合は、メンテナンス後、即時採番の実行をお願いいたします。
●メンテナンス期間に従業員登録を行った場合は、SmartHRの従業員詳細ページにて、手動で従業員番号の登録をお願いいたします。

ご利用の皆様にはご迷惑をおかけし、申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。

目次

1.アプリ概要

2.アプリとSmartHRを接続する方法（初回のみ）

3.アプリの起動方法

4.社員番号の採番を行う方法

5.他企業アカウントの採番ルールを取り込む方法

6.採番結果を確認する方法

7.即時に社員番号を採番する方法

8.権限を設定する方法

9.有料プランのご利用方法

10.有料プランの解約方法

11.FAQ

1.アプリ概要

SmartHRにある従業員登録時に自動的に社員番号を採番することができます。
本ページでは「社員番号採番」の使い方を説明します。

本サービスは無料プランと、有料プランをご提供しております。
詳細は【9.有料プランのご利用方法】をご確認ください。

 

2.アプリとSmartHRを接続する方法（初回のみ）

SmartHRと連携をするためには、「社員番号採番」を「SmartHRに接続」する必要があります。

下記のページの「連携手順」をご一読いただき、利用したい企業アカウントにログインの上、「連携をはじめる」→「SmartHRに追加」を実行してください。

https://www.smarthr.plus/apps/syain-bangou-saiban/manual

 

3.アプリの起動方法

SmartHRトップページ左の［SmartHR Plusアプリ］欄にある本アプリをクリックしてください。
利用規約承諾の上、利用開始いただけます。

 

4.社員番号の採番を行う方法

4.1.［採番ルールを追加］する

［採番ルールを追加］ボタンをクリックしてください。

 

4.2.採番ルール名を入力する

採番ルール名を入力します。［登録］ボタンをクリックします。

 

4.3.［採番タイミング］を選択する

採番タイミングを選択します。

• • 入社日

    入社日の0:00ごろから順次社員番号が採番されます。
    
    

  • 従業員の登録時

    従業員登録を行った時点で、社員番号が採番されます。

 

4.4.雇用形態を設定する

本アプリでは、雇用形態別の採番となります。
設定する雇用形態を1つ以上選択してください。
すでに採番ルールで選択している雇用形態は選択できません。

※雇用形態は、SmartHR本体に設定されている雇用形態が表示されます。
詳しくは下記のページを参照してください。
【SmartHRヘルプセンター｜雇用形態のマスターデータを管理する】

 

4.5.プレフィックスを設定する

プレフィックスは、社員番号の接頭文字となります。
最大10個まで登録可能です。
［プレフィックスを追加］ボタンをクリックすることにより、追加できます。
追加したプレフィックスを削除したい場合は、［削除］ボタンをクリックしてください。

接頭文字には、「固定文字」「年」「月」が選択可能です。

• • 固定文字

    入力した文字列が接頭文字として設定されます。
    入力できる文字は、全角／半角／英数字／記号が可能です。

  • 年

    採番時の西暦が接頭文字として設定されます。

  • 月

    採番時の月が接頭文字として設定されます。

 

4.6.連番を設定する

社員番号の開始番号と桁数を設定することができます。
桁数は設定した桁数になるまで、0を含んで採番されます。
（例：桁数5,開始番号12の場合→「00012」から採番スタート99999まで採番されます）

 

4.7.社員番号のプレビュー表示について

設定したプレフィックスと連番がどのように表示されるか確認することができます。
プレビュー表示で確認しながらプレフィックスと連番を設定してください。

以下のような設定を行った場合の表示例となります。

 

4.8.リセット条件を設定する

※リセット条件機能は、プレフィックスで「年」と「月」を設定した場合に利用可能です。

「年」と「月」ごとに管理および設定した際、新たな「年」や「月」になると「開始番号」にて設定した番号より新たに採番される機能となります。

以下のような設定をした場合のリセット条件例となります。
（例：プレフィックスで、[接頭文字１]に[年]と[接頭文字３]に[月]を設定
連番で、開始番号1,桁数3を設定
リセット条件で、接頭文字１を指定した場合）

※採番イメージ

2022-12102
2022-12103
2022-12104
リセットタイミング
2023-01001
2023-01002
・
・
・

 

4.9.仮番号を設定する

※仮番号機能は、採番タイミングで「入社日」を設定した場合に利用可能です。

仮番号とは、入社日に正規の社員番号が採番されるまで利用する仮の社員番号となります。
以下のような時に使用します。

・正規の社員番号は、入社日に付与したい
・入社前に、社員番号でSmartHRにログインできるようにしたい

入社日が来た際は、本ルールで発行された社員番号に上書きされます。

 

4.9.1.仮番号を発行しない場合

［発行しない］を選択してください。

4.9.2.仮番号を発行する場合

［発行する］を選択してください。
発行する場合は、仮番号のプレフィックスと開始番号、桁数を設定してください。
プレフィックスに入力できる文字は、全角／半角／英数字／記号が可能です。

 

4.10.［登録］ボタンをクリックして保存する

［登録］ボタンをクリック後、以下のような画面が表示されますので、［登録］ボタンをクリックすると、採番ルールが登録されます。登録後、すぐに採番ルールに基づいて採番が開始されます。

※ 社員番号の発行が開始された時点で仮採番、及び採番ルールを編集できなくなります。
※ 仮番号の発行が開始された時点で仮採番、及び採番ルールを編集できなくなります。

 

4.11.社員番号設定例

• 4.11.1.社員番号を10001からの連番とする場合

• 4.11.2.社員番号に、固定文字を指定する場合

• 4.11.3.社員番号の先頭に年月を設定する場合

• 4.11.4.社員番号の先頭に年を指定し、年が変更時に社員番号がリセットされる設定をする場合

 

5.他企業アカウントの採番ルールを取り込む方法

※本機能は有料プランをご契約中のお客様のみご利用いただけます。

5.1.［採番ルールを追加］する

［新規ルールを追加］ボタンをクリックしてください。

5.2.採番ルールIDを入力する

「他企業アカウントの採番ルールを取り込む」をクリックし、採番ルールIDを入力します。
［確認］ボタンをクリックします。
取り込みたい対象の採番ルールに設定されている雇用形態が、自社アカウントに一つでも存在しない場合は取り込めません。

5.3.［取り込み］を選択する

［確認］ボタンをクリックすると、以下のように入力した採番ルールIDのルール情報が表示されます。
［取り込み］ボタンをクリックすると、採番ルールが登録されます。

 

6.採番結果を確認する方法

ホームにある採番ログにて確認できます。
採番ログは、1年間保持されます。

 

7.即時に社員番号を採番する方法

※社員番号が空白、または本アプリで仮番号が設定された従業員が対象となります。

［採番ルール］をクリックし、該当の雇用形態を選択します。

［即時採番］をクリックします。

以下のようなダイアログが表示されます。
採番を行いたい従業員をチェックし、［実行］をクリックすると社員番号が採番されます。

 

8.権限を設定する方法

※権限設定の変更は、管理者のみ変更可能です。

SmartHRに設定されているアカウント権限の一覧が表示されます。

採番操作の権限を付与されたアカウント権限は、すべての従業員・すべてのファイルを操作できるようになります。
SmartHR基本機能の権限設定は反映されません。
意図しない従業員に権限を付与しないよう、注意してください。

アカウント権限にある［編集］ボタンをクリックすると、権限の編集ダイアログが表示されます。

各アカウント権限に対して、以下の権限をチェックして保存ください。

※説明文のリンク［共通設定>権限］をクリックすると、SmartHRの画面に遷移します。

※管理者の方以外のカスタム権限のユーザーは、SmartHRのトップページに採番アプリのボタンが表示されません。
そのため、お手数ですが管理者の方以外の方は、管理者の方からURLをお伝えいただき、ブックマークしてご利用ください。
（以下のhoge部分をサブドメインにしていただけると、アクセスできます）
https://numbering-app-s.saastainer.com/?subdomain=hoge

 

 

9.有料プランのご利用方法

■無料プランではサービス・機能に以下の制限がございます。

• 採番ルール数の設定が最大4件まで
• 複数の企業アカウントを横断した採番機能は利用不可

■有料プランをご契約いただくと、以下のサービス・機能をご利用いただけます。

• 採番ルール数の設定に上限がなく利用可能
• 複数の企業アカウントを横断した採番機能
• アプリに関するサポート（セキュリティーチェック対応等）

＜価格について＞

• 通常価格
  
  • 1企業アカウントにつき、月額33,000円（税込）

• 同一法人利用の場合の特別価格
  
  • 以下条件を前提に特別価格「親アカウント 月額33,000円（税込）、子アカウント 月額11,000円（税込）」にてご提供いたします
    • 親アカウント：採番ルールを作成する企業アカウントのこと
    • 子アカウント：親アカウントで作成した採番ルールをインポートして利用する企業アカウントのこと
  • 条件
    
    • 親アカウントからお申し込みいただくこと
    • アプリに関するサポート（問合せ）は親アカウントからのみの利用
      • 子アカウントの利用者からの問合せ対応を希望される場合は、通常価格（1アカウントあたり月3万円）でのご案内となります
    • 親アカウント、子アカウントともにSaaStainerアカウントを取得
    • アカウント単位の請求
      • 親アカウント・子アカウントの請求はおまとめできません
    • 親アカウント、子アカウントで支払い方法を統一
      • クレジットカード決済もしくは請求書払い

 

＜トライアルについて＞

• トライアルあり
  
  • 最大31日間（トライアル申込み月の月末まで）

 

＜ご契約・支払いについて＞

• ご契約は、SmartHRとの契約期間と合わせることができます。
  
  • ※申し込み方法を確認の上、お問い合わせください。

• 支払い
  
  • SmartHR本体の契約期間と合わせる場合
    
    • 初年度：月払い
    • 2年目以降：年間一括払い
  • SmartHR本体の契約期間と合わせない場合
    
    • 初年度/2年目以降：年間一括払い

• 支払い方法
  
  • 支払い方法はクレジットカード決済 もしくは 請求書支払いからご選択いただけます
  • クレジットカード決済の場合
    
    • トライアル実施月締め、翌月1日引き落とし
  • 請求書払いの場合
    
    • トライアル実施月締め、翌月1日送付、末日払い

• その他
  
  • 途中解約による返金は致しかねます
  • 解約時、未払金がある場合は未払金をお支払いいただきます
  • 請求書送付先メールアドレスはSaaStainerアカウントの登録メールアドレスとなります
  • アカウント単位の請求となりますが、請求書送付先メールアドレスをSaaStainerアカウントの登録メールアドレスから変更することが可能です

 

＜申し込み方法＞

• 下記情報を「アプリに関するお問い合わせはこちら」のフォームメッセージ欄に記入の上、お申し込みください。

• • 1SmartHRテナントのみ利用の場合
    • 本アプリトライアル開始希望月：
    • SmartHR 企業アカウントURL：
    • SmartHRとの契約期間統一の有無：有・無
    • SmartHRの利用開始月：
    • 支払方法：クレジット・請求書
•  
  • 同一法人利用の場合
    
    • 本アプリトライアル開始希望月：
    • SmartHR 企業アカウントURL：
    • SmartHRとの契約期間統一の有無：有・無
    • SmartHRの利用開始月：
    • 支払方法：クレジット・請求書
    • 請求書送付先メールアドレスの変更希望の有無：有・無
    • 請求書送付先メールアドレス：※各企業アカウントごとに請求書の送付先を分ける場合は、全企業アカウント分を記載ください。

■ご利用にあたっての注意

• ご利用にはSmartHRのアカウントが必要です。
• 無料プランはSmartHR Plusの「連携をはじめる」より利用開始をお願い致します。
• 無料プランではアプリに関するサポート（調査依頼・初期設定フォロー・使い方説明・セキュリティチェックシート対応など）は致しかねます。
• 複数企業アカウントを横断した採番機能をご利用の場合は、採番を行うすべての企業アカウント（採番ルールの取り込み元・取り込み先すべて）において有料プランのご契約が必要です。

9.1.SaaStainerアカウントに登録する

▼有料プランをご利用するにはSaaStainerアカウントが必要です。

※ご利用にあたっての注意
利用したい企業アカウントの数だけSaaStainerアカウント登録が必要となります。
それぞれの企業アカウントでの採番アプリ上で承認をしていただく事が必要となります。

下記リンクからご登録ください

SaaStainerご登録方法

9.2.社員番号採番アプリ有料版を申し込む

SaaStainerの社員番号採番アプリページよりお申し込みが必要となります。

申し込み方法を確認の上、お問い合わせください。

9.3.有料プランの利用を開始する

採番アプリ上の［有料プラン］をクリックし、有料プランの画面で［SaaStainer認証］ボタンをクリックします。

SaaStainerのOAuthログイン画面でSaaStainerの情報を入力し、[ログイン]をクリックします。

認証に成功すると、有料プランのご利用が開始されます。

 

10.有料プランの解約方法

有料プランを解約すると以下の機能に制限されます。

• 登録可能な採番ルール数が最大4件までとなります。
• 他企業アカウントの採番ルールの取り込みができなくなります。

SaaStainer認証解除または解約のいずれかの操作を行ったアカウントの以下の採番ルールは当日中に削除されます。

• 他企業アカウントから取り込みを行った採番ルール
• 採番ルール数の上限（4件）を超えた採番ルール
  　※採番ルールの作成日が ”古い” 方から4件を残して、残りの採番ルールが削除されます。

※SaaStainerの認証解除後、採番ルールが削除されるまで削除予定の採番ルールをご利用いただけます。

10.1.SaaStainerの認証を解除する

採番アプリ上で［有料プラン］をクリックし、有料プランの画面から［SaaStainer認証解除］ボタンをクリックします。

以下のようなダイアログが表示されます。
［SaaStainer認証解除］ボタンをクリックをしますと本アプリからSaaStainerの認証が解除されます。

10.2.有料プランのご利用停止（解約）を依頼する

※10.2を対応いただかない限り契約は解除されません。

社員番号採番アプリの製品ページをクリックし、【アプリに関するお問い合わせはこちら】から解約のご連絡が必要です。

下記をフォームメッセージ欄に記入の上、ご連絡ください。
・解約対象のSmartHR 企業アカウントURL：
・解約対象のSaaStainerアカウント企業名：
・解約対象のSaaStainerアカウントメールアドレス：
・SaaStainer認証解除を行った日時：

 

11.FAQ

• SmartHRのサブドメインを変更したら、採番ログ・採番ルール・権限設定がリセットされました。過去に設定した情報を表示する方法はありますか？

  SmartHRのサブドメインを変更した場合、変更前の情報を引き継ぐことはできません。
  採番ルールおよび権限設定を再設定してください。
  ※サブドメイン変更前に採番された社員番号がリセットされることはありません
  
  
  
• 異動にともなう社員番号の付け替えはできますか？
  

  いいえ、社員番号の付け替えはできません。
  従業員の登録時や入社日時に、社員番号を採番する機能のため、部署移動や雇用形態の変更を行っても、社員番号は自動的に採番されません。
  本機能を用いて、採番を行う場合は、社員番号を削除して、即時採番を行ってください。
  
  

• 欠番の再利用はできますか？
  

  いいえ、採番時に欠番を再利用することはできません。
  欠番を再利用したい場合は、SmartHR本体の従業員情報から直接、社員番号を入力してください。
  
  

• 従業員を新規登録時に雇用形態を設定しない場合に、採番されますか？
  

  いいえ、採番されません。
  雇用形態を条件に採番ルールを作成します。そのため、雇用形態が未指定の場合は、採番されません。
  
  

• 社員番号の末尾に特定文字を指定する「サフィックス文字（接尾文字）の設定」はできますか？
  

  いいえ、設定することはできません。
  プレフィックス文字のみの設定となります。
  
  

• 事業部や店舗による採番ルールの設定はできますか？
  

  いいえ、設定することはできません。
  雇用形態で採番されます。
  
  

• SmartHRの雇用形態に採番ルールが作成できますが、追加した雇用形態に対しても採番ルールが作成できますか？
  はい、可能です。
  
  
• 1つの雇用形態に複数ルールを紐付けることはできますか？
  

  いいえ、1つの雇用形態に対して複数ルールを設定することはできません。
  一つの雇用形態に対して1ルールのみ紐づけることができます。
  
  

• 外部システム連携のWebhookが登録されていました。問題ないでしょうか？
  本機能は、Webhookの機能を利用するため、自動的に追加されます。
  Webhookの用途・説明に「社員番号の採番用」とある場合は、削除しないでください。

  
  ※Webhookの機能については下記のページを参照してください。
  【SmartHRヘルプセンター｜Webhook連携を設定する】

• 採番される順序は、どの順序でしょうか？
  

  従業員が登録された順に採番されます。従業員の新規登録でファイルを利用して一括登録した場合は、従業員の登録日時が同一のため、採番順序が保証されませんので、注意してください。