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●SmartHR専用アプリケーション「ファイル一括操作」　について

更新

お知らせ

2024/10/11　ヘルプページを更新しました。

下記追加文言となります。

※ファイル名の最大長は 255バイト までとなっております。
（計算目安：日本語などの全角文字は1文字あたり2〜3バイト、英数字などの半角文字は1バイト）

 

2024/09/20　ヘルプページを更新しました。

下記追加文言となります。

※対象従業員を選択する際、従業員数10000人以上のテナントでは従業員読み込み時に時間がかかる可能性があります。お急ぎの場合は、「CSVファイルで選択」による従業員指定をご利用ください。

※SmartHR側で1時間あたりのAPIリクエスト数の制限がかけられています。エラーとなった場合は時間をおいてから実行ください。

 

本アプリは社員番号が登録されている従業員にのみ、一括ダウンロードおよびアップロードすることができます。
本アプリを操作する「操作者」が社員番号アカウントの場合は、ログイン・通知用メールアドレスが設定されていないと、本アプリを利用することができません。
ダウンロードおよびアップロード対象としたい従業員は、社員番号が登録されていれば問題ございません。

※本アプリにアクセスできるアカウントの判定は「操作者」のメールアドレスを利用しています。
同一メールアドレスが登録されている異なる従業員アカウントでアクセスしようとするとエラーが発生します。ご注意ください。


ログイン・通知用メールアドレスの設定方法は、下記ページをご参照ください。
【SmartHRヘルプセンター｜ログイン・通知用メールアドレスを設定（変更）する】

 

目次

2.アプリとSmartHRを接続する方法（初回のみ）

3.アプリの起動方法

4.ファイルを一括でダウンロードする方法

5.ファイルを一括でアップロードする方法

6.アップロードタスクを実行する方法

7.タスク名を変更する方法

8.権限を設定する方法

9.FAQ

 

1.アプリ概要

SmartHRにある従業員情報のファイル添付項目（対象ファイルは、以下）に対して、一括でダウンロード、およびアップロードができます。
本ページでは「ファイル一括操作」の使い方を説明します。

扱える対象ファイルは以下となります。

  • プロフィール画像
  • 基礎年金番号の添付画像
  • 雇用保険の被保険者番号の添付画像
  • 本人確認書類1
  • 本人確認書類2
  • 現住所を確認できる書類
  • 口座情報を確認できる書類1
  • 口座情報を確認できる書類2
  • 口座情報を確認できる書類3
  • 口座情報を確認できる書類4
  • 履歴書・職務経歴書1
  • 履歴書・職務経歴書2
  • 在留カード画像1
  • 在留カード画像2
  • 障害者手帳の画像
  • 勤労学生の学生手帳
  • カスタム項目（「入力タイプ」が「ファイル」のカスタム項目のみ）

※ファイル名の最大長は 255バイト までとなっております。
（計算目安：日本語などの全角文字は1文字あたり2〜3バイト、英数字などの半角文字は1バイト）

 

※対象従業員を選択する際、従業員数10000人以上のテナントでは従業員読み込み時に時間がかかる可能性があります。お急ぎの場合は、「CSVファイルで選択」による従業員指定をご利用ください。

 

※従業員数が1,000名を超える場合、1回あたりの操作対象が1,000名を超えないように、分割でダウンロード／アップロードをお願いいたします。
　（例.3,000名の場合は、3分割での操作をお願いします）

 

※SmartHR側で1時間あたりのAPIリクエスト数の制限がかけられています。エラーとなった場合は時間をおいてから実行ください。

 

2.アプリとSmartHRを接続する方法（初回のみ）

SmartHRと連携をするためには、「ファイル一括操作」を「SmartHRに接続」する必要があります。

下記のページの「連携手順」をご一読いただき、利用したい企業アカウントにログインの上、「連携をはじめる」→「SmartHRに追加」を実行してください。

https://www.smarthr.plus/apps/file-ikkatsu-sousa/manual

 

3.アプリの起動方法

SmartHRトップページ左の［SmartHR Plusアプリ］欄にある本アプリをクリックしてください。
利用規約承諾の上、利用開始いただけます。

※カスタム権限の従業員にファイル一括操作の権限を付与しても、SmartHRトップページ左側にある機能には表示されません。
本アプリのトップ画面をブックマークいただき、ご利用ください。

カスタム権限の設定については、下記ページにてご確認ください。
【SmartHRヘルプセンター｜カスタム権限を追加する】

 

4.ファイルを一括でダウンロードする方法

4.1.［一括タスクを追加］する

［一括タスクを追加］ボタンから［一括ダウンロードタスクを追加］をクリックしてください。

_3.1.png

 

4.2.タスク名を入力する

タスク名を入力します。［次へ］ボタンをクリックします。

3.2.png

 

4.3.ダウンロード項目、および対象従業員を選択

ダウンロード項目、および対象従業員の選択を行います。

※カスタム項目は登録数が多い場合、読み込みに時間がかかることがあります。

3.3.png

  • 対象従業員について

    • すべての従業員の選択

      登録されているすべての従業員が対象となります。

    • 従業員を検索して選択

      次の画面で対象の従業員を選択します。

    • CSVファイルで選択

      従業員の社員番号を記載したCSVファイルをアップロードして、対象の従業員を選択します。

※対象従業員には予め社員番号が登録されている必要があります。社員番号の登録有無を確認の上、登録がない場合は必ず社員番号を付与してください。

※対象従業員を選択する際、従業員数10000人以上のテナントでは従業員読み込み時に時間がかかる可能性があります。お急ぎの場合は、「CSVファイルで選択」による従業員指定をご利用ください。

 

4.3.1.［すべての従業員を選択］をした場合

［ダウンロード項目］を選択して、［登録］ボタンをクリックします。

3.3.1.png

［登録］ボタンをクリック後、以下の画面が表示され、処理待ちになります。

3.3.1.2.png

 

4.3.2.［従業員を検索して選択］をした場合

［ダウンロード項目］を選択して、［次へ］ボタンをクリックします。

3.3.2.png

従業員の社員番号のチェックボックスにチェックを行い、［登録］ボタンをクリックします。

3.3.2.2.png

［登録］ボタンをクリック後、以下の画面が表示され、処理待ちになります。

3.3.2.3.png

 

4.3.3.［CSVファイルで選択］をした場合

［ダウンロード項目］を選択して、［次へ］ボタンをクリックしてください。

3.3.3.png

［サンプルファイルをダウンロード］ボタンをクリックすると、CSVのサンプルファイルがダウンロードできます。本ファイルを参考にして、アップロードするCSVファイルを作成してください。
その後、［ファイルを選択］をクリックして、作成した［CSVファイル］を選択し、［登録］ボタンをクリックします。

3.3.3.2.png

準備中となります。実行準備になると、自動的に、処理待ちとなります。

3.3.3.3.png

 

4.4.処理の完了後にファイルをダウンロードする

タスク名をクリックすると、ダウンロードタスクの詳細画面が表示されます。ダウンロードタスクの詳細画面では、タスクで指定したファイルをダウンロードすることができます。
有効期限までに［ダウンロード］をクリックし、ダウンロードしてください。
ログファイルにて、取得した一覧の内容を確認できます。

3.5.png

 

4.5.ダウンロードのタスクのステータスについて

「対象従業員の選択方法」によって、ステータスの遷移が変わります。

  • すべての従業員を選択、または従業員を検索して選択

    • 処理待ち

      タスクの実行待ちの状態

    • 処理中

      タスクの実行中の状態

    • 成功、または一部成功

      タスクが成功、またはファイル一部がダウンロードに失敗した場合

    • 失敗

      タスクが失敗した場合

  • CSVファイルで選択

    • 準備中

      CSVファイルをアップロード中の状態

    • 準備完了

      CSVファイルのアップロードが完了した状態

    • 処理待ち

      タスクの実行待ちの状態

    • 処理中

      タスクが実行中の状態

    • 成功、または一部成功

      タスクが成功、またはファイル一部がダウンロードに失敗した場合

    • 失敗

      タスクが失敗した場合

 

 

 

5.ファイルを一括でアップロードする方法

5.1.タスクを追加する

［一括タスクを追加］ボタンから［一括アップロードタスクを追加］をクリックします。

___5.1.png

 

5.2.タスク名、対象従業員項目を選択する

タスク名とアップロードを行う対象従業員項目を選択します。
※対象従業員には予め社員番号が登録されている必要があります。社員番号の登録有無を確認の上、登録がない場合は必ず社員番号を付与してください。

4.2.png

 

5.3.アップロードファイルを追加する

［アップロードファイルの追加］にアップロードするファイルをドラッグアンドドロップ、またはクリックをしてファイルを追加します。

4.3.png

ファイル名を追加すると、［タスクを実行］が表示されますので、問題なければボタンをクリックしてタスクを実行します。

4.3.2.png

ファイル名に問題がある場合や、社員番号が存在しない場合はメッセージが表示されます。

4.3.3.png

 

  • 5.4.1.ファイルアップロード時に指定できるファイル形式とサイズ上限について

ファイルアップロード時に指定できるファイル形式とサイズ上限については下記表を参照ください。
※ファイル名の最大長は 255バイト までとなっております。
（計算目安：日本語などの全角文字は1文字あたり2〜3バイト、英数字などの半角文字は1バイト）

種類

ファイル形式

サイズ上限

プロフィール画像

jpeg（jpg）, png

10MB

基礎年金番号の添付画像

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

雇用保険の被保険者番号の添付画像

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

本人確認書類1

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

本人確認書類2

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

現住所を確認できる書類

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

口座情報を確認できる書類1

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

口座情報を確認できる書類2

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

口座情報を確認できる書類3

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

口座情報を確認できる書類4

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

履歴書・職務経歴書1

jpeg（jpg）, png, pdf, text（txt）, csv, conf, log, docx（doc）, xlsx（xls）, gif, zip

10MB

履歴書・職務経歴書2

jpeg（jpg）, png, pdf, text（txt）, csv, conf, log, docx（doc）, xlsx（xls）, gif, zip

10MB

在留カード画像1

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

在留カード画像2

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

障害者手帳の画像

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

勤労学生の学生手帳

jpeg（jpg）, png, pdf, gif

10MB

カスタム項目

jpeg（jpg）, png, pdf, text（txt）, csv, conf, log, docx（doc）, xlsx（xls）, gif, zip

10MB

 

5.5.処理の完了後にアップロード結果を確認する

ログファイルにて、アップロードの内容が一覧で確認できます。
アップロードファイルの一覧にて、アップロードしたファイルが確認できます。
アップロードしたファイルは、期限までファイル一括操作アプリに保管され、内容を確認できます。

4.7.png

氏名のリンクをクリックすることにより、SmartHRの従業員の詳細画面が表示されます。

4.7.2.png

 

5.6.アップロードファイルタスクの作成を中断した場合

アップロードファイルのタスク作成後、中断した場合は、再度タスク一覧の該当タスク（ステータスが準備中）をクリックして、詳細画面を開いてファイルを追加してください。

__________0004-03-31_9.11.40.png

__________0004-03-31_9.12.01.png

 

5.7.アップロードのタスクのステータスについて

    • 準備中

      タスク作成後の状態

    • 処理待ち

      タスクの実行待ちの状態

    • 処理中

      タスクが処理中の状態

    • 成功、または一部成功

      タスクが成功、またはファイル一部がアップロードに失敗した場合

    • 失敗

      タスクが失敗した場合

 

 

 

6.アップロードタスクを実行する方法

タスクの実行は、タスクの一覧とタスクの詳細画面から実行する方法があります。

 

6.1.一覧画面から実行する

タスクの一覧画面の操作ボタンをクリックします。
［タスクを実行］をクリックします。

5.1.png

 

6.2.詳細画面から実行する

［タスクを実行］をクリックします。

5.2.png

もしくは［タスクの操作］をクリックして、［タスクを実行］をクリックします。

5.2.1.png

 

 

 

7.タスク名を変更する方法

7.1.タスクの詳細を開く

タスクの詳細画面を開きます。

6.1.png

［タスクの操作］をクリックして、［タスク名を編集］をクリックします。

6.1.2.png

 

7.2.タスク名を編集する

タスク名の編集ダイアログが表示されたら、任意のタスク名を入力して、［更新］をクリックします。

6.2.png

 

 

 

8.権限を設定する方法

※権限設定の変更は、管理者のみ変更可能です。

 

SmartHRに設定されているアカウント権限の一覧が表示されます。

権限を付与すると、SmartHRの共通設定 > 権限で設定している「操作できる範囲」の従業員のファイルを操作できるようになります。
詳しくは、詳しくは下記のページを参照してください。

【SmartHRヘルプセンター｜権限設定の［従業員関連］>［操作できる範囲］とは】

 

アカウント権限にある［編集］ボタンをクリックすると、権限の編集ダイアログが表示されます。

各アカウント権限に対して、［一括ダウンロード］か［一括アップロード］の権限をチェックして保存ください。

7.3.png

 


※説明文のリンク［共通設定>権限］をクリックすると、SmartHRの画面に遷移します。

_________________________SmartHR__________.png

 

「管理者」以外の権限者は、SmartHRにログイン後、下記URLの***部分をサブドメインに変更しアクセスしてください。※「管理者」以外の権限者はブックマークをお願いします。
（https://bulk-app-s.saastainer.com/?subdomain=***）

 

 

 

9.FAQ

  • 1回あたりの操作は、何件までできますか？
    1回あたりの操作対象は、従業員数1000名までとなります。
    従業員数が1,000名を超える場合、1回あたりの操作対象が1,000名を超えないように、分割でダウンロード／アップロードをお願いいたします。
    （例.3,000名の場合は、3分割での操作をお願いします）

  • アップロード時に指定できる1ファイルの、サイズ上限はありますか？
    1ファイルあたりのサイズ上限は、10MBまでとなります。
    なお、件数の上限はありません。
    ただし、場合によっては連携処理のタイムアウトエラーが発生する場合もあります。

  • 適用日（例.4/1）を指定した取り込みはできますか？
    適用日を指定した操作はできません。
  • ログファイルを確認しようとしたが、該当ファイルをクリックすると「This XML file does not appear to have any style…」というメッセージが表示された場合どのような対処方法がありますか？
    画面表示後、３分経過した場合に本メッセージが表示されます。
    その場合は再度画面を開き、ログファイルの確認をお願いいたします。
  • 社会保険の番号確認画像（雇用保険番号、基礎年金番号）には未対応でしょうか？
    以下の基礎年金番号を確認できる画像のアップロードには対応しています。
    ___________.png

  • 年金手帳の画像の項目も対応可能でしょうか？
    年金手帳の画像のアップロードも対応しております。
    [基礎年金番号の添付画像]を選択してアップロードしてください。
  • 権限設定できますか？
    [権限設定]メニューから画面を表示し、アカウント権限単位で設定をダウンロード、アップロードの権限設定が可能です。
    ___________.png

  • ダウンロード項目においてカスタム項目を選択し、対象の項目に画像がない場合、ダウンロードタスクのログに成功と失敗が混在します。
    SmartHRでは、ある従業員のカスタム項目が空欄になっていたとしても（画面上項目があるように見えていても）その従業員情報にカスタム項目自体が存在しないケースがございます。
    その場合ダウンロードタスクのログにはエラーが表示されます。
    また、対象のカスタム項目に画像を登録した場合には、その後ダウンロードが可能です。
    操作には影響ございませんが、ご留意ください。

 

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