1.アプリ概要
SmartHRにある従業員登録時に自動的に社員番号を採番することができます。
本ページでは「社員番号の採番」の使い方を説明します。
2.アプリのインストール方法（初回のみ）
SmartHR Plusから社員番号採番をインストールできます。
下記のページの「インストール手順」をご一読いただき、利用したい企業アカウントにログインの上、インストールを実行してください。
https://www.smarthr.plus/apps/syain-bangou-saiban/manual
3.アプリの起動方法
SmartHRトップページ左の［機能］欄にある本アプリをクリックしてください。
利用規約承諾の上、利用開始いただけます。
4.社員番号の採番を行う方法
4.1.［採番ルールを追加］する
［採番ルールを追加］ボタンをクリックしてください。
4.2.採番ルール名を入力する
採番ルール名を入力します。［登録］ボタンをクリックします。
4.3.［採番タイミング］を選択する
採番タイミングを選択します。
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入社日
入社日の0:00ごろから順次社員番号が採番されます。
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従業員の登録時
従業員登録を行った時点で、社員番号が採番されます。
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4.4.雇用形態を設定する
本アプリでは、雇用形態別の採番となります。
設定する雇用形態を1つ以上選択してください。
すでに採番ルールで選択している雇用形態は選択できません。
※雇用形態は、SmartHR本体に設定されている雇用形態が表示されます。
詳しくは下記のページを参照してください。
【SmartHRヘルプセンター｜雇用形態のマスターデータを管理する】
4.5.プレフィックスを設定する
プレフィックスは、社員番号の接頭文字となります。
最大10個まで登録可能です。
［プレフィックスを追加］ボタンをクリックすることにより、追加できます。
追加したプレフィックスを削除したい場合は、［削除］ボタンをクリックしてください。
接頭文字には、「固定文字」「年」「月」が選択可能です。
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固定文字
入力した文字列が接頭文字として設定されます。
入力できる文字は、全角／半角／英数字／記号が可能です。 -
年
採番時の西暦が接頭文字として設定されます。
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月
採番時の月が接頭文字として設定されます。
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4.6.連番を設定する
社員番号の開始番号と桁数を設定することができます。
桁数は設定した桁数になるまで、0を含んで採番されます。
（例：桁数5,開始番号12の場合→「00012」から採番スタート99999まで採番されます）
4.7.社員番号のプレビュー表示について
設定したプレフィックスと連番がどのように表示されるか確認することができます。
プレビュー表示で確認しながらプレフィックスと連番を設定してください。
以下のような設定を行った場合の表示例となります。
4.8.リセット条件を設定する
※リセット条件機能は、プレフィックスで「年」と「月」を設定した場合に利用可能です。
「年」と「月」ごとに管理および設定した際、新たな「年」や「月」になると「開始番号」にて設定した番号より新たに採番される機能となります。
以下のような設定をした場合のリセット条件例となります。
（例：プレフィックスで、[接頭文字１]に[年]と[接頭文字３]に[月]を設定
連番で、開始番号1,桁数3を設定
リセット条件で、接頭文字１を指定した場合）
※採番イメージ
2022-12102
2022-12103
2022-12104
リセットタイミング
2023-01001
2023-01002
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・
・
4.9.仮番号を設定する
※仮番号機能は、採番タイミングで「入社日」を設定した場合に利用可能です。
仮番号とは、入社日に正規の社員番号が採番されるまで利用する仮の社員番号となります。
以下のような時に使用します。
・正規の社員番号は、入社日に付与したい
・入社前に、社員番号でSmartHRにログインできるようにしたい
入社日が来た際は、本ルールで発行された社員番号に上書きされます。
4.9.1.仮番号を発行しない場合
［発行しない］を選択してください。
4.9.2.仮番号を発行する場合
［発行する］を選択してください。
発行する場合は、仮番号のプレフィックスと開始番号、桁数を設定してください。
プレフィックスに入力できる文字は、全角／半角／英数字／記号が可能です。
4.10.［登録］ボタンをクリックして保存する
［登録］ボタンをクリック後、以下のような画面が表示されますので、［登録］ボタンをクリックすると、採番ルールが登録されます。登録後、すぐに採番ルールに基づいて採番が開始されます。
※ 社員番号の発行が開始された時点で仮採番、及び採番ルールを編集できなくなります。
※ 仮番号の発行が開始された時点で仮採番、及び採番ルールを編集できなくなります。
4.11.社員番号設定例
- 4.11.1.社員番号を10001からの連番とする場合
- 4.11.2.社員番号に、固定文字を指定する場合
- 4.11.3.社員番号の先頭に年月を設定する場合
- 4.11.4.社員番号の先頭に年を指定し、年が変更時に社員番号がリセットされる設定をする場合
5.採番結果を確認する方法
ホームにある採番ログにて確認できます。
採番ログは、1年間保持されます。
6.即時に社員番号を採番する方法
※社員番号が空白、または本アプリで仮番号が設定された従業員が対象となります。
［採番ルール］をクリックし、該当の雇用形態を選択します。
［即時採番］をクリックします。
以下のようなダイアログが表示されます。
採番を行いたい従業員をチェックし、［実行］をクリックすると社員番号が採番されます。
7.権限を設定する方法
※権限設定の変更は、管理者のみ変更可能です。
SmartHRに設定されているアカウント権限の一覧が表示されます。
採番操作の権限を付与されたアカウント権限は、すべての従業員・すべてのファイルを操作できるようになります。
SmartHR基本機能の権限設定は反映されません。
意図しない従業員に権限を付与しないよう、注意してください。
アカウント権限にある［編集］ボタンをクリックすると、権限の編集ダイアログが表示されます。
各アカウント権限に対して、以下の権限をチェックして保存ください。
※説明文のリンク［共通設定>権限］をクリックすると、SmartHRの画面に遷移します。
※管理者の方以外のカスタム権限のユーザーは、SmartHRのトップページに採番アプリのボタンが表示されません。
そのため、お手数ですが管理者の方以外の方は、管理者の方からURLをお伝えいただき、ブックマークしてご利用ください。
（以下のhoge部分をサブドメインにしていただけると、アクセスできます）
https://numbering-app-s.saastainer.com/?subdomain=hoge
8.FAQ
- 異動にともなう社員番号の付け替えはできますか？
いいえ、社員番号の付け替えはできません。
従業員の登録時や入社日時に、社員番号を採番する機能のため、部署移動や雇用形態の変更を行っても、社員番号は自動的に採番されません。
本機能を用いて、採番を行う場合は、社員番号を削除して、即時採番を行ってください。 - 欠番の再利用はできますか？
いいえ、採番時に欠番を再利用することはできません。
欠番を再利用したい場合は、SmartHR本体の従業員情報から直接、社員番号を入力してください。 - 従業員を新規登録時に雇用形態を設定しない場合に、採番されますか？
いいえ、採番されません。
雇用形態を条件に採番ルールを作成します。そのため、雇用形態が未指定の場合は、採番されません。 - 社員番号の末尾に特定文字を指定する「サフィックス文字（接尾文字）の設定」はできますか？
いいえ、設定することはできません。
プレフィックス文字のみの設定となります。 - 事業部や店舗による採番ルールの設定はできますか？
いいえ、設定することはできません。
雇用形態で採番されます。 - SmartHRの雇用形態に採番ルールが作成できますが、追加した雇用形態に対しても採番ルールが作成できますか？
はい、可能です。 - 1つの雇用形態に複数ルールを紐付けることはできますか？
いいえ、1つの雇用形態に対して複数ルールを設定することはできません。
一つの雇用形態に対して1ルールのみ紐づけることができます。 -
外部システム連携のWebhookが登録されていました。問題ないでしょうか？
本機能は、Webhookの機能を利用するため、自動的に追加されます。
Webhookの用途・説明に「社員番号の採番用」とある場合は、削除しないでください。
※Webhookの機能については下記のページを参照してください。
【SmartHRヘルプセンター｜Webhook連携を設定する】 - 採番される順序は、どの順序でしょうか？
従業員が登録された順に採番されます。従業員の新規登録でファイルを利用して一括登録した場合は、従業員の登録日時が同一のため、採番順序が保証されませんので、注意してください。