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目次
■アプリ概要
freee会計内で承認された各種申請フォームをクラウドサインに連携することができます。
連携設定した申請フォームで申請し承認された書類や、契約書の管理にまつわる様々な書類情報（契約相手の名称や契約締結日等）をクラウドサインに連携することで、送付時の手作業入力を削減し業務効率化を促進します。
※動画は新機能の実装前までの仕様で作成されております
●アプリ機能
- 承認済み申請フォームの連携
-会計freee内で承認された各種申請フォームをクラウドサインに連携します。
-デフォルト以外の申請フォームも連携することが可能です。
※承認された申請フォームのみ連携されます。
※freee会計の各種申請フォーム「申請タイトル」がクラウドサインの「タイトル」に連携されます。
※ファイル形式はPDFファイルの場合のみ連携されます。尚、PDFファイル名は「申請タイトル」となってクラウドサインに連携されます。 - フォーム毎に連携後の挙動を設定可能
-連携後、クラウドサインに「下書で保存」か、「相手に送信」かを設定できます。
（申請フォーム毎に設定可能）
（「相手に送信」は送付先メールアドレス項目の設定必須）
-クラウドサイン内で下記操作を行いたい場合は「下書で保存」連携を選ぶ事で活用可能です。
・添付PDFファイルの指定箇所に入力項目（押印／チェックボックス／フリーテキスト）を設定したい
・共有先メールアドレスを設定したい
・高度な認証リクエストを設定したい - 書類情報と複数送付先メールアドレスの連携
-(3/1 19:00より利用可能)8項目の中から連携したい項目のみマッピングし連携することができます。
「契約相手の名称」「契約締結日」「契約開始日」「契約終了日」
「自動更新の有無」「解約通知期限」「管理番号」「取引金額」
-freee会計の各種申請フォーム内に設けた「送付先メールアドレス」項目に
カンマ区切り[,]で複数送付先を指定することが可能となりました。
入力した順でクラウドサイン側の宛先1から割り振られます。
●おすすめな方
- 会計freeeで各種申請の社内申請/承認を行っている方
- 会計freeeで承認されたあと、顧客に対して承認された書類（契約書や発注書等）をクラウドサイン経由で送付している方
●ご利用にあたっての注意
- クラウドサインと会計freee（プロフェッショナルプラン以上）のアカウントが必要です
- freee連携は、下記の参照権限のあるアカウントで行ってください
- ファイルボックス
- 各種申請
- 事業所の設定
- 承認経路
- 申請フォーム
freeeアカウントへの権限付与の方法は以下をご覧ください。
freeeヘルプセンター：メンバーが利用できる機能を指定する(権限管理)
●新機能(2/22追記)
- 送付先メールアドレスに1名だけでなく複数名設定できるようになりました。
送付先メールアドレスにカンマ区切りで入力すると宛先を複数名設定できます。
先頭に入力した順に送られます。 - （3/1 19:00より利用可能）書類情報の連携
8項目の中から連携したい項目のみマッピングし連携することができます。
「契約相手の名称」「契約締結日」「契約開始日」「契約終了日」
「自動更新の有無」「解約通知期限」「管理番号」「取引金額」
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■アプリ設定方法/マニュアル
▼利用するにはSaaStainerのアカウントが必要です
下記リンクからご登録ください
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●新機能設定
■FAQ
- 会計freeeで各種申請が見当たりません。
プロフェッショナルプランか、エンタープライズプランのみご利用できる機能になっております。
- 各種申請で申請が完了してもクラウドサインで確認できません。
承認者を指定して、最後の承認完了のときに、クラウドサインに連携します。
また、以下のサイトで利用いている事務所にアプリが追加されているか確認してください。
無い場合は連携しなおしてみてください。
https://app.secure.freee.co.jp/applications
- クラウドサインから却下の動作の連携をしたくない場合は、Hook URLを設定しなくていいですか？
その場合は、設定していただかなくても問題ございません。
- 各種申請で複数PDFを添付した場合どうなりますか？
複数PDFを連携いたします。
- エラーになり、クラウドサインに連携されなかった場合、知ることはできますか？
各種申請の申請者にメールを通知いたします。
- 「下書で保存」と「相手に送信」両方にチェックを入れることはできますか？
両方にチェックを入れることはできません。
- クラウドサインで押印や住所入力等のフォームを設定したい場合はどうすればいいですか？
「下書で保存」にしてください。
- 申請内容は何が連携されるか
freee内で申請された「申請タイトル」がクラウドサイン「タイトル」に連携されます。
添付ファイルはfreee内で申請時に添付あるPDFファイルのみ連携されます。尚、PDFファイル名は実際のファイル名ではなく「申請タイトル」がファイル名となってクラウドサインに連携されます。
また新機能のマッピング設定を行うことで書類情報や送付先メールアドレスを連携することもできます。マニュアルをご確認の上、設定をお願いいたします。
- PDFファイル名を元のファイル名の状態でクラウドサインに連携し登録したい
freeeの仕様上、PDFファイルをfreeeに登録した時点でファイル名称が(receipt_**.pdf)のようになります。
そのため本連携アプリでは、「申請タイトル」をファイル名称として連携する仕様となっております。元のファイル名として連携したい場合は申請タイトルにファイル名を入力して申請してください。
- 申請の中で内部向けの必要書類は連携時に削除することは可能か（連携する書類を選択することは可能か）
freee内で申請を行う際に添付されているPDFファイルは全て連携されます。社内申請用の資料なども連携されますので、必ず「下書き保存」の設定にしてください。
下書き保存した後、クラウドサイン側で編集する際に添付ファイルを削除いただく事が可能です。
また、freee内で連携させる書類を選択することはできません。
※添付ファイルに下記形式以外のみ添付されている場合はそもそも連携エラーとなります。
・PDF
- クラウドサインの送信者は誰から送られた事になるか
送信者は連携設定したクラウドサインアカウントから送信されたことになります。
例：連携設定を行った社員A、連携設定を行っていない社員B、連携設定を行っていない社員C
・自動送信の設定をした申請フォームで申請
申請者(社員B)→第一承認者(社員A)→最終承認者(社員C)
⇒連携設定を行っている社員Aのクラウドサインから送信
- 連携された下書きはどこのアカウントに保存されるのか
連携設定したクラウドサインのアカウントに保存されます。
- 連携された下書きは誰が確認できるのか
クラウドサイン側の仕様上、下書き状態の書類は下書きを保有しているアカウントしか閲覧する事ができません。
そのため、連携された下書きは「連携設定したクラウドサインのアカウントを持つユーザー」のみが確認できます。
※書類管理権限を付与されているアカウントでも、下書き状態の書類に対しては「閲覧や編集」はできない仕様です。
クラウドサイン側の権限については下記をご確認ください。
https://help.cloudsign.jp/ja/articles/2068169
- 1つのクラウドサインアカウントから取引先に送信する場合どのようにしたらよいか
1つのクラウドサインアカウントのみ連携設定を行えばご利用いただけます。どなたか代表の方が連携設定を行ってください。他社内メンバーが連携設定を行う必要はございません。
- 社内メンバーの各クラウドサインアカウントから取引先に送信するようにしたい場合どのようにしたらよいか
連携設定したいアカウント数分のSaaStainerアカウントが必要となります。
下記ヘルプの「他ユーザーの追加方法（アカウントを追加）」をご確認の上、ご登録をお願いします。
https://saastainer.zendesk.com/hc/ja/articles/900003540006
また、申請フォームは1アカウントとしか紐づける事が出来ない為、メンバー毎に専用の申請フォームを用意し、各自で申請フォーム毎に連携設定をしていただくようお願いします。
例）
↓連携不可
Aさんは「共通契約申請フォーム」を連携設定
Bさんは「共通契約申請フォーム」を連携設定
↓連携可
Aさんは「Aさん専用の契約申請フォーム」を連携設定
Bさんは「Bさん専用の契約申請フォーム」を連携設定
※各メンバーが全ての申請フォームの連携設定が出来ますので、メンバーのどなたかが誤った設定を行いますと、設定した連携方法が更新されます。十分ご注意ください。
- 管理者側で連携設定を管理する必要がある/他ユーザーに設定させたくない場合はどうしたらよいか
各従業員メンバーのSaaStainerとクラウドサインのID/パスワードを管理者側で把握・管理し、従業員メンバー分の連携設定をする必要が出てまいります。
※但し、クラウドサインのライセンスポリシー上、ID/パスワードやアカウントの共有がOKかどうかご確認下さい。
また共有した場合のリスクについては弊社では保証いたしかねますので、何卒ご了承ください。
- 連携アプリ内で項目不足という赤い表記が消えない
「下書き保存」をする場合は、「項目不足」が表示されていても連携可能です。
- 承認されたら「相手に送信」連携をしたいが、フォーム内に相手先メールアドレスの項目は用意したものの、連携アプリ内で項目不足という赤い表記が消えない
不足項目のエラー内容に記載されている内容と全く同じ文言の項目名を追加頂かない場合、不足項目として残り続けてしまう仕様となっております。
該当の申請フォームの編集ページで項目名を「送付先メールアドレス」とご入力ください。
例）「送信先メールアドレス」や「送信用メールアドレス」、
「送信相手のメールアドレス」等の項目ですとエラーとなってしまいます。
- freeeの契約プランは基準を満たしているのにプラン確認のエラーメッセージが表示される
freee側が必要なプランである場合でも、申請フォームが1つも登録されていない場合、
権限エラーの文言が表示されるようになっております。申請フォームの作成をお願いします。
(freee側の仕様に関係している為、弊社側で表示するエラー文言を変えることができません)
- 複数名の設定をする場合、HookURLは同一か
Hook URLは同一のURLとなります。
なお、クラウドサイン上でチーム管理権限がない場合、HookURLは設定ができません。
連携する各クラウドサインアカウントには、チーム管理権限を付与するようお願いいたします。
- freeeに申請時に添付する書類は、PDFに変換しておく必要があるか
現時点ではクラウドサイン側はPDF形式のみアップロードが可能となっております。
また、連携アプリ側でPDF形式に変換する機能はございません。
そのため申請フォームにはPDF形式のファイルをご登録いただきますようお願いいたします。 - 何度やってもクラウドサイン側でエラーが発生してしまう
クラウドサインで一度認証されたファイルを再度アップロードしている可能性があります。
認証されていないファイルを選択してください。
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