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●board connect for HubSpot　について

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お知らせ　

 

 

■アプリ概要

HubSpotの顧客情報と案件情報をboardに連携することができ、boardで各書類発行や請求管理を行う際の手作業やCSVアップロードでの同期作業を削減することができます。

 

 

 

●アプリ目的

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●アプリ機能

・HubSpotの顧客情報の連携

　　-HubSpot「会社」データをboard「顧客」に連携することができます。
　　※HubSpot「コンタクト」データを連携することができません（2020/10月時点）
・HubSpotの案件情報の連携

　　-HubSpot「取引」データをboard「案件」に連携することができます。

・HubSpotをこれから利用していく方向け機能
　　-boardの顧客情報をHubSpotに一括で同期させることができます。

 

●おすすめな方

  • HubSpotで顧客/案件管理を行っており、請求書発行業務にお悩みの方
  • boardで各書類発行や請求管理を行っており顧客管理方法を変えていこうとしている方

 

●利用にあたっての注意

  • HubSpotアカウントとboardアカウントが必要です。
  • board側はマスタアカウント又は管理者権限の方の操作が必要になります。
    （初期設定でboardのAPIキー/APIトークン情報が必要となるため）
  • 現在のバージョンではHubSpot内のコンタクト情報は連携しておりません。

 

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■アプリ設定方法/マニュアル

※マニュアル内の画像を拡大したい場合、右クリックで[新しいタブで画像を開く]からご確認ください

●. SaaStainerアカウントに登録する

▼利用するにはSaaStainerのアカウントが必要です

　下記リンクからご登録ください

SaaStainerご登録方法

 

1.1.board連携設定

  • 「BOARD連携」より連携を行う。
    ※ boardとの連携には下記が必要になり、これらはboard内で設定する必要があります。
    　・board APIキー
    　・board APIトークン
    ※ なお、boardAPIの仕様はboard有料会員のみ可能。

board___.png

 

1.2.board連携設定

  •  board側APIキー及びAPIトークンはboard画面>>設定>>API設定よりAPI情報画面へ移動し参照できます。

    　※ APIトークンに関しては新規作成が必要なので、次ページの設定内容通りに作成します。
    　　なお、APIトークンに関しては作成した後、一度しか参照できないので忘れず控えることをおすすめします。

board____2.png

1.3.board連携設定

  •  下記チェック項目にチェックを付ける

    ■顧客
    ・登録、更新、取得、リストの取得

    ■案件
    ・登録、更新、取得、リストの取得、受注ステータス更新

    ■請求
    ・リストの取得

    ■ユーザ
    ・リストの取得

board____3.png

2.1.HubSpot連携設定

  • ホーム画面より「HUBSPOT連携」を選択すると、HubSpotのログイン画面に移動するので、連携したい事業所でログイン
    し連携を行う。

  • 完了すると「HUBSPOT連携」の右に連携先アカウント名が表示される。

hubspot____.png

3.1.連携ステージ設定

  • HubSpotの連携設定を完了させるとパイプラインとステージ情報を読み込むので、HubSpotとboard、それぞれのステータスをマッピングする。

  • 具体的には画面左のboard各ステータス項目を、画面右のHubSpot内ステータスプルダウンにて紐付ける。

※ステージの紐づけは各ステータスと一対一になるように選択するようにしてください。

　同じステージを選択するとエラーとなります。

※複数のパイプラインを設定したい場合は、パイプライン横にある[+]ボタンで設定欄を増やしてください。

hubspot______.png

4.1.連携情報表示プロパティ設定

連携し、board側に顧客情報が登録されると、ここで指定するHubSpot内の任意プロパティに該当のboard側顧客情報URLを反映させることができます。

  • HubSpotにアクセス＞設定＞プロパティー＞プロパティーを作成
    • オブジェクトタイプ：会社
    • グループ：会社情報
    • ラベル：※任意表記
    • フィールドタイプ：単行テキスト

__________.png

  • 連携アプリにアクセス＞連携情報表示プロパティ設定　で作成したプロパティを選択し[保存]
    ※表示されない場合はページを更新してください。

_____________.png

5.1.会社情報紐づけ設定

  • 各会社情報のマッピングを変える場合はHubSpot設定>>会社情報紐づけ設定より設定が可能。

_________.png

6.1.会社情報同期

  • board内の会社情報をHubSpotに登録する場合は[会社情報同期(board→HubSpot)]をクリックする。
    ※HubSpotに1件も会社情報が無い場合の利用を想定しています。
    　また、[会社情報同期(board→HubSpot)]をクリックした回数分、会社情報が作成されます。
    　HubSpotに会社情報が登録ある場合、このボタンをクリックする場合はご注意ください。

______.png

7.1.受注ステータス更新

  • 本連携アプリは原則デイリートリガー（午前3時）で更新されるが、board設定>>受注ステータス更新より任意のタイミングで更新が可能。

_________.png

8.1.連携項目設定

  • boardの見積額をHubSpotに連携させるか選択可能。
    ※「連携」がデフォルト設定されています。

    • - 停止させる場合は「停止」を選択し設定をクリック。

    • - 連携させる場合は「連携」を選択し設定をクリック。

______.png

 

 

■FAQ

  • board connect for HubSpot（β）に登録出来るようになっているが上手く動作しない

「board connect for HubSpot」の本製品版がリリースしたため、（β）のサービス提供が終了いたしました。
　※プレスリリースなどのリンクが有効な場合がございます。
　　誤解を招いてしまう形となりましたことお詫び申し上げます。

有料でサービスをご提供しておりますため
下記URLより登録いただけますと幸いです。
https://saastainer.com/apps/board-connect-hubspot

  • board上で作成された見積もりをHubSpotへ反映させることはできるか

HubSpot上へ見積情報を反映することはできない仕様となっております。
　それぞれのプロダクトの役割は下記を想定しているためです。
　・リード管理＝HubSpot
　・見積・請求管理＝board
　・目的＝「HubSpotの情報をスムーズにboardで連携する」

board側の最終的な売上金額はHubSpotの取引にも反映されるように作成しておりますが、
データの持ち方を含めて完璧な連携をできるものではない為、
その点をご認識いただきご利用いただけたらと思います。

  • この連携アプリ内に情報は保存されるか

HubSpot側の会社情報とboard側の顧客情報を識別する為の内部IDは保存しておりますが、特定できる情報（企業情報、顧客情報、金額等）はアプリ内で保持しておりません。

  • HubSpotとboardのステータスは双方向同期が可能か

「board connect for HubSpot」を使ってboardに連携された取引であれば受注ステータスは双方向に同期されます。
※HubSpot→boardの連携を一度も通ってない取引は受注ステータス更新の対象外となります。
※「請求済」「入金済」のステータスはboard→HubSpot連携のみとなります。
　HubSpotで「請求済」「入金済」に値するステージに移動させても連携はされません。
※ステータスは取引ステータスのみの更新となるため、本アプリで会社ステータスを変更することはできない仕様となっております。（下記例のような運用は可能）

例）HubSpot上のパイプラインで「リード」や「顧客」などのステージを用意
HubSpot上のステージが「リード」になったら、boardへ連携、
board上で受注になったらHubSpot上のステージが「受注」になる

  • boardの顧客情報の同期について

現在の仕様では、boardの顧客情報をHubSpotに連携することはできません。
(初回board→HubSpot連携時のみ[会社情報同期(board→HubSpot)]ボタンで一括作成可能)

  • HubSpotの会社情報が連携されるのはどのタイミングか

初回連携時のみ連携されます。連携前に下記項目をできる限り入力いただいてから連携いただくことをお勧めいたします。

連携されるHubSpotの会社情報項目
※取引連携時に下記内容が連携され、boardの顧客情報として新規作成されます。
※既に同名の顧客が存在する場合、自動的に紐づけられます。
※初回連携時以降に更新いただいた情報はboardには連携されませんのでご注意ください。

 

(HubSpot→board)
・名前→顧客名
・名前→顧客略称
　※正式名称から、株式会社・合同会社・有限会社を取り払って連携されます
・郵便番号→郵便番号
・電話番号→電話番号
・都道府県／地域→都道府県
・市町村→住所

  • HubSpotの取引情報はどの項目が連携されるのか

下記項目が連携されます。
※取引には必ず会社情報を紐づけてください。紐づけていない取引は連携されません。

(Hubspot→board)
・取引名→案件名
・名前→顧客情報
・取引担当者→担当者

  • boardの案件情報はどの項目が連携されるのか

下記項目が連携されます。
※HubSpotからboardへは即時反映されますが、boardからHubSpotへの反映は日次更新となります。
（連携アプリ内にある更新ボタンで反映する事も可能です）

(board→Hubspot)
・受注ステータス→取引ステージ
・合計金額→金額

 

  • 連携設定をし、取引を作成して指定のステージに移動させたのに連携されない

取引に会社情報が紐づいていていないと連携されません。
必ず会社情報を取引に紐づけていただくようにお願いいたします。

  • board内で請求書を作成して「請求済」「入金済」ステータスに変更したのに、HubSpotのステータスが「受注済」に戻っている

board側の「請求済」と「入金済」のステータスがhubspotに連携されるのは、
board側の受注ステータスが「受注済」になっている案件となります。
受注ステータスが「受注済」以外の場合は反映されません。

 

  • 連携したHubSpotの取引はboardのどこに表示されるか

boardの案件一覧に表示されます。（連携後に画面遷移等はしません。）

  • 連携情報表示プロパティ設定に選択する際のプロパティの設定方法がわからない

HubSpotで任意のプロパティを設定する必要があります。
下記方法で設定し、連携情報表示プロパティ設定を行ってください。
設定＞プロパティー＞プロパティーを作成

__________.png

オブジェクトタイプ：会社
グループ：会社情報
ラベル：※任意表記
フィールドタイプ：単行テキスト

 

 

 

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